Makalah Pelayanan Referensi Perpustakaan

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Pelayanan referensi yaitu :

* Salah satu kegiatan pokok yang dilakukan diperpustakaan, yang khusus melayankan/menyajikan koleksi referensi kepada para pengguna/pengunjung perpustakaan.

**   Suatu  kegiatan  pelayanan  untuk  membantu  para  pengguna/pengunjung  perpustakaan

menemukan infirmasi dengan cara :

-  Menerima pertanyaan-pertanyaan dari para pengguna/pengunjung perpustakaan dan kemudian menjawab dengan menggunakan koleksi referensi.

-  Memberikan bimbingan untuk menemukan koleksi referensi yang diperlukan untuk mencari informasi yang dibutuhkan oleh pengguna.

-   Memberikan    bimbingan    kepada    pengguna   perpustakaan    tentang    bagaimana

menggunakan setiap bahan pustaka koleksi referensi.

BAB II

PEMBAHASAN

A.  Jenis Kegiatan Pelayanan Referensi

1.  Kegiatan Pokok

ü  Memberikan informasi bersifat umum, baik mengenai hal-hal yang umum, mengenai perpustakaan maupun khusus mengenai pelayanan referensi-nya.

ü  Memberikan informasi yang bersifat spisifik/khusus, yang untuk itu diperlukan bantuan koleksi referensi.

ü  Memberikan bantuan menelusur informasi sampai ditemukan informasi yang dibutuhkan pemakai baik melalui koleksi referensi perpustakaan yang bersangkutan maupun perpustakaan yang lain.

ü  Memberikan bantuan untuk menelusur bahan pustaka dengan menggunakan katalog, bibliografi, komputer dan alat-alat yang ada.

ü  Memberikan pengarahan kepada pemakai untuk menemukan pokok bahasan tertentu

ü  Memberikan bimbinan secara klasikal dan formal kepada pemakai tentang bahan pustaka, penggunaan dan pemilihan bahan pustaka yang tepat untuk mendapat informasi yang dibutuhkan.

2.  Kegiatan Penunjang

ü  Menjalin kerja sama yang baik dengan perpustakaan lain dalam rangka memberikan layanan jasa informasi, termasuk di dalamnya kegiatan pinjam antar perpustakaan (inter library loan).

ü  Menyelenggarakan pendidikan secara formal dan klasikal untuk memberikan pengetahuan da ketrampilan kepada pemakai perpustakaan tentang penggunaan koleksi referensi, dan pemilihan bahan pustaka yang berbobot ilmiah.

ü  Mempromosikan koleksi perpustakaan kepada umum dengan cara :

·         Menyelenggarakan Pameran perpustakaan kerja sama dengan penerbit.

·         Menerbitkan Bibliografi Perpustakaan.

ü  Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan statistik pelaksanan kegiatan pelayanan referensi

ü  Membuat Indeks

ü  Membuat Kliping

ü  Membuat Abstrak

ü  Membuat Koleksi Tandon (Reservation)

ü  Membuat jajaran Vertikal (vertical File)

ü  Memberikan bimbingan belajar, khususnya pada perpustakaan-perpustakaan sekolah untuk mengatasi siswa yang mengalami kesulitan belajar.

B.  Kinerja Petugas Referensi

               Seorang petugas Referensi dituntut untuk dapat memberikan bantuan yang tepat, cepat, dan akurat kepada pengguna. Dalam melaksanakan tugas tersebut seorang pustakawan Referensi harus memiliki keahliah dan kemampuan sebagai berikut :

a.  Wawasan dan Pengetahuan Umum

b.  Pengetahuan tentang macam, cara dan penggunaan koleksi Referensi

c.  Pengetahuan bidang perpustakaan

d.  Kemampuan untuk memahami kebutuhan user

e.  Kemampuan di bidang Teknologi nformasi (TI)

f.  Kemampuan berkomunikasi dengan baik

               Dengan adanya koleksi yang lengkap tentang bahan rujukan dan didukung adanya SDM petugas referensi yang baik maka akan diperoleh suatu layanan yang memuaskan pengguna.

C.  Jenis-jenis Bahan Referensi

               Keberhasilan dalam pelayanan referensi sangat dipengaruhi oleh kelengapan sumber-sumber sarana bibliografi yang ada di perpustakaan yang bersangkutan. Terutama dalam memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang membutuhkan bantuan koleksi bahan rujukan. Jenis koleksi referensi yang layaknya ada di perpustakaan adalah sebagai berikut :

a.  Kamus

b.  Ensiklopedi

c.  Buku Pegangan (handbook)

d.  Almanak

e.  Laporan Penelitian Ilmiah

f.  Directory (kamus)

g.  Katalog Induk

h.  Sumber Biografi

i.  Sumer Geografi

j.  Index dan Abstrak

k. Buku Tahunan

l.  Kliping Artikel dan lain-lain.

D.  Tujuan dan Fungsi Pelayanan Referensi

1.  Tujuan Pelayanan Referensi

Ø  Mengarahkan pemakai atau pengunjung perpustakaan menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat, tepat, dan akurat. Cara mengarahkannya dengan mengadakan pelatihan-pelatihan dalam bidang pelayanan referensi.

Ø  Memampukan pemakai atau pengunjung perpustakaan menelusur informasi dengan menggunakan berbagai pilihan sumber informasi yang lebih luas.

Ø  Memampukan pemakai atau pengunjung perpustakaan menggunakan setiap bahan pustaka koleksi referensi dengan lebih tepat guna.

               Dengan demikian tujuan utama dari pelayanan referensi adalah memberikan informasi atau petunjuk serta bantuan dan bimbingan kepada pemakai atau pengunjung perpustakaan baik untuk mencari informasi ataupun untuk memperdalam ilmu pengetahuan yang sedang di laksanakan.

2.  Fungsi Pelayanan Perpustakaan

         Di bawah ini ada beberapa fungsi pelayanan referensi menurut Sumardji dalam bukunya yang berjudul Pelayanan Referensi di Perpustakaan antara lain sebagai berikut:

1. Informasi

           Yaitu memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tentang informasi yang dibutuhkan oleh para pemakai atau para pengunjung perpustakaan.

2. Bimbingan

           Yaitu memberikan bimbingan kepada para pemakai atau para pengunjung perpustakaan untuk mencari atau menemukan informasi dan bahan pustaka dalam kelompok koleksi referensi yang tepat sesuai dengan bidang masing-masing, dan bagaimana pula cara menggunakannya untuk mencari atau menemukan informasi yang di kehendaki atau yang di butuhkan.

3. Pemilihan atau penilainan

           Memberikan petunjuk atau pengertian tentang bagaimana cara memilih atau menilai bahan pustaka dalam kelompok koleksi referensi yang bermutu dan berbobot ilmiah agar diperoleh sumber informasi yang berdaya guna maksimal.

4. Pengawasan

Yaitu suatu fungsi bagaimana perpustakaan referensi mengorganisasikan fasilitas perpustakaan, bagaimanan mengarahkan personil staf perpustakaan dan bagaimanan perpustakaan melaksanakan studi terhadap para pengguna atau pemakai.

5. Pengajaran dan Bibliografi

           Yaitu suatu fungsi pemberi bantuan dalam penggunaan perpustakaan secara tepat dengan sumber bibliografis.

                     Untuk menunjang tujuan dan fungsi layanan referensi, diperlukan:

1. Petugas perpustakaan yang cakap.
2. Koleksi referensi yang memadai dan disajikan dalam rak terbuka serta mudah dicapai.
3. Kerja sama antar perpustakaan.

E.  Pelayanan Referensi dengan Menggunakan Teknologi

Layanan Referensi Virtual

               Pengaruh perkembangan teknologi bagi perpustakaan tidak hanya berdampak pada perubahan format sumber informasi yang disediakan namun turut juga bentuk layanan yang dilayankan, perpustakaan beserta sumber daya informasinya beralih menjadi virtual. Untuk mengembangkan layanan referensi perpustakaan harus memperhatikan karakter komunitas pengguna perpustakaan tersebut.

               Layanan referensi  virtual adalah layanan referensi yang dilakukan secara elektronik, di mana pelanggan menggunakan perangkat komputer dan teknologi lainnya untuk berkomunikasi dengan staf pustakawan referensi tanpa bertemu secara fisik. Dengan menggunakan layanan referensi virtual ini maka perpustakaan dapat memperluas layanan kepada komunitas pengguna tanpa dibatasi ruang dan waktu.

               Pemanfaatan jaringan nirkabel atau internet sangat mutlak dibutuhkan dalam pengaplikasian layanan referensi virtual ini, dengan membuat website perpustakaan dan melengkapinya dengan fitur-fitur pendukung layanan referensi virtual lainnya. Fitur-fitur pendukung yang dapat dimanfaatkan untuk melayankan layanan referensi virtual yaitu:

1.  On line Chat dan Instan Messaging

Media ini merupakan media yang paling banyak digunakan oleh kalangan anak muda atau mahasiswa. Kegiatan ini melibatkan percakapan dua arah secara real time, menawarkan sensasi lansung dan personal sehingga pengguna benar-benar merasakan bercakap-cakap secara langsung dengan pustakawan. Instan messaging adalah bentuk komunikasi pesan singkat antara dua orang atau lebih dengan menggunakan teks diketik, teks tersebut dikirim melalui komputer yang sudah terhubung dengan jaringan LAN atau internet. Contonya : Yahoo Messenger (YM), Google Talk, Skype, dan lain-lain.

2.  Co-Browsing

Merupakan kegiatan asistensi oleh pustakawan untuk berinteraksi dengan pengguna dan mengontrol web browsing penggguna guna memandu pengguna mencari informasi yang dibutuhkan. Kegiatan ini dapat dilakukan dengan memanfaatkan  On line Chat dan Instan Messaging dengan memberikan instruksi yang jelas ketika menelusur sebuah informasi.

Berkembangnya teknologi web dapat dimanfaatkan oleh layanan referensi untuk menyajikan layanan virtualnya menjadi lebih personal dan interaktif. Teknologi web merupakan teknologi wesite yang memungkinkan terjadinya interaksi dua arah antar pengguna website. Contohnya seperti : Wiki dan Blog.

3.  Jejaring Sosial

Jejaring sosial merupakan aplikasi web yang sangat dekat dan akrab dengan generasi para remaja seta sangat cocok dengan karakteristik mereka. Jaringan sosial memungkinkan seseorang untuk dapat selalu berinteraksi dengan rekan atau temannya (in touch) dan saling berbagi informasi. Contohnya : Facebook, Twitter, DTwit dan lain-lain.

Layanan referensi virtual menuntut para pustakawan untuk mampu mengoperasikan teknologi informasi dengan baik, jika melihat tenaga kerja saat ini kebanyakan dari pustakawan masih membutuhkan adaptasi terhadap perkembangan teknologi.

Kegiatan layanan referensi tidak akan lepas dari kegiatan berkomunikasi dua arah antara pemustaka dengan pustakawan. Pustakawan dituntut untuk berperilaku yang menyenangkan ketika menghadapi pemustaka. Berikut ini pedoman perilaku kinerja penyedia layanan referensi yang baik :

·         Approachability : pustakawan referensi nampak bersahabat dan bersedia untuk membantu pemustaka dalam memenuhi kebutuhan informasi

·         Interest : antusiasme pustakawan referensi tinggi dalam memberian layanannya

·         Listening and Inquiring : pustakawan     mampu    memahami    dengan    baik  terhadap pertanyaan yang diajukan kemudian mampu mengidentifikasi kebutuhan informasi pemustaka, sehingga pemustaka merasa menjadi mudah dalam memenuhi kebutuhan informasinya.

·         Serching : pustakawan memiliki kemampuan yang dapat diandalkan untuk menelusur informasi yang dibutuhkan pemustaka secara akurat dan relevan.

·         Follow-Up : pustakawan mampu mengenali apakah pemustaka sudah puas atau belum terhadap hasil pencarian informasi yang diberikan.

Selain tuntutan kepada pustakawan untuk berperilaku yang menyenangkan seperti dijelaskan di atas, sebuah layanan referensi virtual yang terpasang dalam website juga harus memiliki kriteria seperti tersebut di atas, yaitu:

·         Approachability :  halaman  interface  pada website mudah dan nyaman digunakan untuk menelusur informasi, serta menyediakan link gratis dan terbuka guna mengoptimalkan proses pencarian informasi.

·         Interest : menjawab   pertanyan   e-mail   dengan   segera  disertai  dengan  kalimat yang menunjukan antusiasme pustakawan dalam membantu pemustaka.

·         Listening and Inquiring : memeperhatikan kebutuhan dan keluhan pengguna website dengan melakukan wawancara mendalam mengenai kebutuhan informasi pengguna.

·         Serching : mengoptimalisasi fungsi mesin pencari dan system temu kembali nformasi pada website.

·         Follow-Up : website memberikan kesan kepada pengguna untuk datang atau menghubungi perpustakaan ketika membutuhkan informasi.

Perilaku layanan referensi tersebut di atas secara otomatis merupakan salah satu strategi terbaik untuk pemasaran layanan referensi yang ada, dengan senantiasa berusaha memenuhi ekspektasi pelanggan (komunitas pengguna perpustakaan) maka perpustakaan akan mendapatkan komunitas pengguna perpustakaan yang puas karena kebutuhan informasi nya terpenuhi dengan baik serta berpotensi untuk menarik pengguna potensial lain untuk mau memanfaatkan layanan referensi. kegiatan ini menciptakan nilai tambah (kepuasan) bagi pelanggan serta membangun hubungan yang kuat antara pustakawan dengan pelanggan.

BAB III

PENUTUP

Kesimpulan & Saran

Keterangan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa pelayanan referensi memiliki beberapa tujuan, fungsi dan penunjang dalam tercapainya kegiatan layanan referensi yaitu sebagai pemberi pengarahan dan bantuan menggunakan perpustakaan maupun koleksi referensi.

Dari kajian singkat di atas dapat juga dilihat bahwa layanan perpustakaan berbasis TI dapat diterapkan di semua bagian perpustakaan. Itu semua tergantung bagaimana dan apa kebutuhan pengguna dan juga perpustakaan. Proses pengembangan perpustakaan berbasis TI ini harus memperhatikan kepentingan pengguna dan juga kepentingan organisasi dalam perpustakaan tersebut. Tak kalah pentingnya adalah faktor kemampuan finansial dari perpustakaan untuk menerapkan TI dalam layanan perpustakaan ini. Karena TI memang bukan barang “murah” dan perlu investasi yang cukup “mahal”. Namun demikian, penggunaan TI dalam bidang layanan perpustakaan ini memang sudah merupakan kebutuhan yang tidak bisa dihindarkan lagi, sehingga perpustakaan perlu melakukan kajian prioritas kebutuhan TI untuk perpustakaannya. Dan pengguna layanan referensi virtual pada perpustakaan  juga diperlukan usaha yang cukup ekstra mengingat tenaga kerja pustakawan yang masih minim terhadap TI.

DAFTAR PUSTAKA

Buyung Basyir. Manajemen Perpustakaan dan Modal Intelektual. Banda Aceh: Fakultas Adab, 2012.

http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/24084/4/Chapter%20II.

P. Sumardi. Pelayanan Referensi di Perpustakaan. Yogyakarta: Kanisius, 1992.

Try Septiyantono. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yokyakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Adab, 2007.