Pengartian Informasi Perpustakaan

A.  LATAR BELAKANG

Semakin berkembangnya metode pendidikan di perguruan tinggi, kebutuhan akan perpustakaan semakin dirasakan. Tetapi dengan semakin cepatnya perkembangan ilmu pengetahuan, jumlah dan macam koleksi juga semakin bertambah, sehingga pemakai perpustakaan terutama mahasiswa, makin binggung dan usahanya menemukan informasi. Dengan demikian mereka tidak dapat memanfaatkan perpustakaan semakin maksimal  mungkin di lain pihak keberadaan suatu perpustakaan sebagai pusat pendidikan dan bahkan tempat pendidikan seumur hidup.

Informasi adalah data yang telah dipe roses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta suatu nilai yang bermanfaat.

Dokumentasi adalah penyusunan, penyimpanan, temu balik penyebaran, evaluasi terhadap setiap informasi yang di rekam dalam bidang ilmu pengetahuan (sains), teknologi, ilmu-ilmu social dan kemanusiaan.

B.  PENGERTIAN INFORMASI

Menurut kamus oxford english dictinory menyatakan,informasi adalah sesuatu yang dinyatakan atau dikatakan,intiligens,berita,sedangkan kamus lain hanya menyatakan bahwa informasi adalah segala sesuatu yang di ketahui, namun apapula yang menekankan informasi adalah segala sesuatu yang di ketahui, namun adapula yang menekankan informasi adalah segala sesuatu pengetahuan.

Guide to concepts and term in data processing (North h Holand. 1971) menyatakan bahwa informasi merupakan arti yang di ungkapkan oleh manusia atau oleh ekstra dari fakta.

1.   Jenis-jenis informasi:

a.   Berdasar penyampaian:

1)      Informasi yang disediakan secara berkala

2)      Informasi yang disediakan secara tiba-tiba

3)      Informasi yang disediakan setiap saat

4)      Informasi yang dikecualikan

5)      Informasi yang diperoleh berdasarkan permintaan

b.   Berdasar kegunaan:

1) Informasi yang menambah pengetahuan, misalnya: peristiwa-peristiwa, pendidikan, kegiatan selebritis.

2)  Informasi yang mengajari pembaca (informasi edukatif), misalnya makalah yang berisi tentang cara berternak itik, artikel tentang cara membina persahabatan, dan lain-lain. 

3)  Informasi berdasarkan format penyajian, yaitu informasi yang dibedakan berdasarkan bentuk penyajian informasinya. Misalnya: informasi dalam bentuk tulisan (berita, artikel, esai, resensi, kolom, tajuk rencana, dll)

c.   Ciri-ciri sebuah informasi:

1)      Terbaru

2)      Tepat waktu

3)      Relevan

4)      Konsisten

d.   Fungsi informasi:

1)      Meningkatkan pengetahuan atau kemampuan pengguna

2)      Mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan

3)      Menggambarkan keadaan sesuatu hal atau peristiwa yang terjadi

e.   Metode pengumpulan Informasi:

1)      Pengamatan langsung 

2)      Wawancara

3)      Perkiraan koserponden

4)      Daftar pertanyaan

f.    Ciri ciri informasi lain:

1)  Data yang telah diolah

2)  Bentuknya lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima

3)  Menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata

4)  Digunakan untuk mengambil keputusan

g.   Kegunaan informasi:

1)      Low level manager

2)      Middle level manager

3)      Top level manager

2.   Kegunaan atau fungsi sistem informasi

a.  Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.

b.   Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi  secara kritis.

c.      Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

d.     Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.

e.      Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

C.  PENGERTIAN DOKUMEN DAN JENIS DOKUMEN

1.   Pengertian Dokumen

Dokumen adalah surat penting atau berharga yang sifatnya tertulis atau tercetak yang berfungsi atau dapat di pakai sebagai bukti ataupun keterangan. Ada 3 jenis dokumen:

a.   Jenis dokumen dari segi pemakaiannya:

1) Dokumen pribadi yaitu surat keterangan penting yang kegunaannya untuk kepentingan pribadi contohnya adalah KTP, Ijazah, Akte Kelahiran, Surat Nikah dll.

2) Dokumen Niaga yaitu surat berharga yang kegunaannya adalah untuk bukti dalam melakukan transaksi contohnya adalah Surat Pengantar, Faktur dll, Ressi pengiriman barang dll.

3) Dokumen Pemerintah yaitu surar-surat penting yang di gunakan dalam instansi pemerintahan contohnya adalah Undang-undang, RAPBN dll.

4) Dokumen sejarah yaitu surat-surat penting yang digunakan sebagai bukti peristiwa di masa lampau contohnya adalah Pancasila, teks Proklamasi dll.

b.   Jenis dokumen dari segi fungsinya:

1) Dokumen dinamis adalah dokumen yang digunakan secara langsung di dalam proses kerja.

2) Dokumen statis adalah kebalikan dari dokumen dinamis yaitu dokumen yang tidak digunakan secara langsung dalam proses pekerjaan.

c.   Jenis jeni dokumen dari segi ruang lingkupnya:

1) Dokumen korporal adalah dokumen yang di pakai secara terus-menerus dalam proses penyelenggaraan pekerjaan

2)   Dokumen Riteral adalah dokumen yang di tulis, di rekan, dicetak dan di gambarkan.

3)   Dokumen Privat adalah dokumen yang berupa surat ataupun arsip.

2.   Jenis-jenis dokomen

Dokumen meliputi surat-surat, akte, SK pendirian bangunan, sertifikat tanah, surat kontrak, kwitansi, cek, rekaman, dan benda-benda lainnya yang masih bisa dijadikan bukti atau pendukung suatu keterangan. Dokumen dapat ditinjau dari beberapa segi :

a.       Dokumen ditinjau dari segi pemakaiannya

Bila ditinjau dari segi pemakaiannya, dokumen dapat dibedakan atas 4 jenis:

1)   Dokumen pribadi, adalah surat-surat yang berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada diri seseorang. Contoh : Akte kelahiran, STTB, piagam, KTP, SIM, surat nikah, dll

2)   Dokumen niaga, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada peristiwa jual beli/ dunia perdagangan. Contoh : cek, obligasi, kwitansi, wesel, saham, dll

3)   Dokumen sejarah, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu. Contoh : Naskah proklamasi, Naskah Sumpah pemuda, Batu bertulis, dll

4) Dokumen pemerintah adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi dalam pemerintahan suatu Negara. Contoh : UUD 45, keputusan presiden, peraturan daerah, dll

b.      Dokumen ditinjau dari segi nilai kegunaannya

Dari segi kegunaannya, dokumen dibedakan atas 4 macam:

1)  Nilai penerangan, adalah surat yang digunakan sebagai pembuktian dalam memberikan informasi pada masyarakat

2)  Nilai perdagangan, adalah surat yang digunakan sebagai alat bukti dalam transaksi jual beli dalam dunia perdagangan

3)   Nilai yuridis, adalah surat yang dapat digunakan sebagai alat bukti secara hokum dimuka pengadilan

4)  Nilai historis, adalah surat-surat yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu.

c.   Dilihat dari segi sumbernya dokumen dapat dibedakan atas :

1)   Dokumen yang bersumber dari pemerintah, seperti : UU pemerintah, keputusan presiden, UU perpajakan, peraturan pemerintah ,dll

2)   Dokumen yang bersumber dari swasta tetapi mempunyai kekuatan hukum. Seperti : Akte notaris, visum dokter, dll

3)  Dokumen yang bersumber dari kontrak-kontrak dagang . seperti surat perjanjian, surat kontrak, dll

4)   Aktifitas lembaga persurat kabaran dan penerbitan, seperti : Kliping, kaledeoskop, dll

5)   Perseorangan, seperti koleksi keramik Adam Malik, koleksi lukisan Afandi, dll

d.   Dokumen yang ditinjau dari fungsinya

1) Dokumen dinamis, adalah dokumen yang masih dapat dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Dokumen dinamis dapat pula dibedakan atas:

a)   Dokumen aktif adalah dokumen yang masih dipakai secara terus menerus dalam proses penyelesaian pekerjaan.

b)   Dokumen semi aktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah menurun

c)   Dokumen in aktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan

2) Dokumen statis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.

e.   Ditinjau dari segi penelitian

Dibedakan atas 3 jenis :

1) Dokumen primer adalah dokumen yang berisi informasi penelitian langsung dari sumbernya, contoh: paten penelitian, laporan, disertasi, dll

2)   Dokumen sekunder adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur primer, contoh : bibliografi, dll

3)   Dokumen tertier, adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur sekunder, contoh : buku teks, buku panduan literatur dan bibliografi dari bibliografi.

f.   Ditinjau dari segi ruang lingkup dan bentuk fisiknya:

1) Dokumen literal, adalah dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis, digambar, atau direkam . seperti : buku, majalah, Koran, pita kaset, film ,dll . titik berat dokumen literal adalah informasi yang terdapat pada benda. Dokumen literal dibahas secara khusus dalam bidang ilmu perpustakaan.

2) Dokumen corporal , adalah dokumen berwujud benda sejarah. Seperti benda-benda seni dan benda-benda kuno yang meliputi : keris, arca, batu pualam, pakaian adat , mata uang kuno ,dll. Dokumen corporal disimpan dalam museum dan dipelajari dalam bidang ilmu permuseuman.

3) Dokumen privat, adalah dokumen yang berwujud surat menyurat/arsip. Bidang penyimpanan surat menyurat ini dipelajari dalam bidang ilmu kearsipan.

3.   Fungsi dan Kegunaan Dokumen

a. Alat komunikasi.

b. Bukti dari apa yang kita kerjakan / lakukan.

c. Data pendukung apabila ada masalah.

d. Data pendukung untuk proses pengurusan

4.   Jenis- jenis surat

Surat diklasifikasikan berdasarkan hal-hal berikut :

a.   Berdasarkan sifatnya

1)  Surat pribadi, adalah surat yang ditulis oleh seseorang yang isinya menyangkut isi pribadi.

2) Surat dinas, adalah surat yang dibuat oleh instansi pemerintah atau swasta yang isinya berhubungan dengan kedinasan.

3)  Surat sosial, adalah surat yang berisi kepentingan sosial dan dibuat oleh lembaga-lembaga sosial.

4)  Surat niaga / bisnis, adalah surat yang dibuat oleh suatu badan usaha atau perusahaan yang berisi mengenai masalah perdagangan / bisnis atau jual beli.

b.   Berdasarkan wujud surat

1) Surat bersampul, adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat.

2)   Surat memorandum (memo) dan nota.

a) Memo adalah catatan singkat yang dibuat oleh pejabat atasan yang ditujukan kepada bawahan atau sebaliknya atau antar pejabat setingkat dan biasa bersifat informal.

b) Nota adalah catatan singkat yang dibuat oleh pejabatan atasan ditujukan kepada bawahan yang isinya bersifat formal.

3) Telegram, adalah surat yang berisikan pesan yang relatif singkat yang dikirim menggunakan bantuan pesawat telegram.

4)   Kartu pos, adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas yang berukuran 10x15 Cm.

5)   Warkat pos, adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas.

c.   Berdasarkan keamanan isinya

1) Surat biasa, adalah surat yang tidak menimbulkan suatu akibat tertentu apabila isinya diketahui oleh orang lain.

2) Surat rahasia, adalah surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain. Cara pengirimannya menggunakan 2 sampul. Sampul pertama di beri kode R atau RHS, dan sampul kedua ditulis alamat yang dituju.

3) Surat sangat rahsia, adalah surat surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain, biasanya berkaitan dengan keamanan suatu Negara. Cara pengirimannya menggunakan 3 sampul. Sampul pertama dan sampul kedua diberi kode SR atau SRHS, dan sampul ketiga ditulis alamat yang dituju.

4) Surat konfidensial, adalah surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang yang bersangkutan.

d.   Berdasarkan banyaknya sasaran yang akan dicapai :

1)   Surat biasa, adalah surat yang dikirimkan kepada satu orang, organisasi, atau alamat yang tertulis dalam sampul.

2)   Surat edaran, adalah surat yang ditujukan kepada banyak orang atau masyarakat umum.

3)  Surat pengumuman, adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang, instansi, atau pihak lain yang namanya terlalu banyak untuk disebutkan satu persatu.

e.   Berdasarkan proses penyelesaian nya :

1) Surat sangat segera, adalah surat yang pesannya harus dapat disampaikan kepada penerima surat secepat mungkin.

2) Surat segera, adalah surat yang tidak harus dikerjakan atau ditanggapi dengan cepat seperti pada surat sangat segera.

3) Surat biasa adalah surat yang isinya tidak memerlukan jawaban/penyelesaian yang secepatnya, tetapi perlu diselesaikan berdasarkan urutan kedatangannya.