BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Perpustakaan
merupakan tempat penyimpanan buku-buku, majalah, dan informasi aktual lainnya,
yang dibutuhkan pada saat seseorang ingin menambah pengetahuan dari tulisan
tersebut. Kehadiran perpustakaan bagi masyarakat bukan hanya menambah
pengetahuan saja tetapi juga dapat membantu mencipatakan teknologi sederhana di
dalam melakukan pekerjaannya. Pada akhir ini kita sering menjumpai istilah
teknologi informasi baik dalam berbagai media seperti radio, televisi, dan
lain-lain. Istilah teknologi informasi merupakan gabungan dari dua istilah
dasar yaitu teknologi dan informasi.
Yang
termasuk teknologi informasi dalam perpustakaan itu yaitu seperti komputer dan
alat-alat elektronik lainnya.Teknologi informasi yang baru dalam perpustakaan
memungkinkan mengubah fungsi peralatan yang telah ada ataupun menawarkan produk
baru, maka bila pemakai terdahulu hanya terbiasa dengan menggunakan buku,
majalah, sistem pos, dan kini dengan bantuan teknologi informasi telah muncul
sistem pos elektronik, dan sebagainya. Dan juga sistem teknologi memutasikan
kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh pustawan secara manual digantikan dengan
sistem otomasi.
B.
Rumusan Masalah
1. Apakah yang dimaksud dengan otomasi
perpustakaan ?
2. Apakah
peranan otomasi terhadap perpustakaan ?
3. Apa saja
manfaat otomasi dalam perpustakaan ?
4. Apa tujuan
otomasi perpustakaan ?
5. Apa saja
kendala yang timbul dalam otomasi di perpustakaan ?
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Otomasi Dalam Perpustakaan
Kata otomasi yaitu diambil dari kata
otomatis atau pengotomatisan yang artinya yang melakukan dan mengatur pekerjaan
adalah tenaga mesin. Dan perpustakaan merupakan sumber informasi, sebagai
sumber informasi perpustakaan harus melakukan aktivitas-aktivitas pengumpulan,
pengolahan, pengawetan, pelestarian dan penyajian serta penyebaran informasi
Otomasi
perpustakaan merupakan sebuah proses pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan
bantuan Teknologi Informasi (TI). Teknologi informasi merupakan teknologi yang
digunakan untuk menyimpan, menghasilkan, mengelola serta menyebarkan informasi.
Teknologi yang digunakan tidak saja terbatas pda perangkat kerasb (alat) dan
perangkat lunak (program), tetapi juga mengikutsertakan manusia yang akan
menjalankan teknologi tersebut, serta tujuan yang ditentukan.
Dengan
adanya sistem otomasi dalam perpustakaan, proses pengolahan data koleksi
perpustakaan menjadi lebih cepat dan mudah. Otomasi Perpustakaan merupakan
pemanfaatan teknologi informasi untuk kegiatan-kegiatan dalam perpustakaan
meliputi pengadaan, pengolahan, penyimpanan dan menyebarluaskan informasi, dan
juga mengubah sistem perpustakaan manual menjadi sistem perpustakaan
komputerisasi.
B. Peranan sistem Otomasi Terhadap Perpustakaan
Otomasi dalam perpustakaan juga penting.
Jika perpustakaan hanya memiliki ratusan judul buku dan puluhan peminjam
mungkin sistem otomasi dalam
perpustakaan belum begitu diperlukan, namun apabila judul buku yang dimiliki
oleh perpustakaan sudah mencapai ribuan bahkan puluhan ribu dan peminjaman
sudah mencapai ratusan orang perhari maka otomasi perpustakaan sudah sangat
diperlukan. Otomasi perpustakaan akan meringankan pekerjaan staff-staff dalam
pelayanan perpustakaan dan memudahkan pemustaka dalam mencari dan memamfaatkan
koleksi-koleksi yang ada dalam
perpustakaan. Teknologi informasi dalam perpustakaan akan menjadikan pekerjaan
dan layanan perpustakaan dapat dilaksanakan secara cepat, tepat dan akurat.
Seperti dalam proses katalogisasi, sirkulasi, dan OPAC. Contohnya :
- Memudahkan dalam pembuatan catalog,
perpustakaan yang belum menerapkan otomasi pada umumnya harus membuat kartu
catalog agar pemustaka dapat menemukan sebuah buku yang diketahui berdasarkan
pengarang, judul, atau subjeknya dan menunjukkan buku yang dimiliki
perpustakaan. Rangkaian kegiatan dalam membuat catalog secara manual banyak
menghabiskan tenaga, waktu dan biaya. Penerapan computer akan dapat menghemat
segalanya, proses pembuatan catalog akan lebih mudah.
- Memudahkan dalam layanan sirkulasi, dengan
computer pekejaan peminjaman buku dapat dilakukan dengan cepat dan mudah yaitu
hanya dengan menyorot barcode kartu kemudian menyorot barcode buku selanjutnya
memberikan cap tanggal pengembalian kemudian secara otomatis akan terjadi
transaksi.
- Memudahkan dalam penelusuran melalui
katalog, Otomasi perpustakaan akan memudahkan pemustaka dalam menelusuri
informasi khususnya catalog melalui OPAC, pemustaka dapat langsung menelusuri
sistem OPAC tanpa harus mencari dan memilah-milah kartu katalog, pemustaka
dapat menemukan buku yang dicari dengan cepat.
Manfaat otomasi dalam perpustakaan
antara lain :
-
mengatasi
keterbatasan waktu
-
mempermudah
akses informasi dari berbagai pendekatan misalnya dari judul, kata kunci judul,
pengarang, kata kunci pengarang dsb.
-
dapat
dimanfaatkan secara bersama-sama
-
mempercepat
proses pengolahan, peminjaman dan pengembalian
-
memperingan
pekerjaan
-
meningkatkan
layanan
-
memudahkan
dalam pembuatan laporan statistik
-
menghemat
biaya
-
menumbuhkan
rasa bangga.
-
mempermudah
dalam pelayanan.
C. Tujuan Otomasi Perpustakaan
Tujuan otomasi didalam perpustakaan
meliputi :
1. Memudahkan integrasi kegiatan
perpustakaan.
Pada
perpustakaan yang masih menggunakan sistem manual, kegiatan perpustakaannya
masih dilakukan secara terpisah-pisah belum terintegrasi. Misalnya antara
kegiatan pengolahan bahan pustakan dengan kegiatan sirkulasi peminjaman dan
penelusuran tidak terintegrasi, sehingga stok bahan pustakan tidak bisa secara
langsung terpantau pada bagian sirkulasi peminjaman dan untuk penulusuran bahan
pustaka. Dengan adanya otomasi perpustakaan maka ketiga kegiatan ini dapat
terintegrasi sehingga stok bahan pustakan secara lasung dapat terpantau dan
akan memudahkan pada kegiatan sirkulasi peminjaman maupun untuk kegiatan
penelusuran bahan pustakan, karena secara pasti pengguna perpustakaan mengetahui
stock bahan pustaka dan di lemari mana bahan pustaka berada. Kalaupun bahan
pustaka tersebut dipinjam maka pengguna perpsutakaan dengan cepat dapat
mengetahui siapa yang sedang peminjam dan kapan bahan pustaka tersebut
dikembalikan.
2. Memudahkan kerja sama dan
pembentukan jaringan perpustakaan
Dengan adanya otomasi maka akan
memudahkan kerjasa antar perpustakaan karena tersedianya alat komunikasi data
yang sudah cukup cangggih yaitu jaringan internet. Dengan adanya internet maka
antar perpustakan dapat melukan komunikasi setiap saat dan antar perpustakaan
juga dapat melakukan pengiriman data dan tukar menukar data dan informasi. Pada
saat sistem manual tentunya hal ini akan sulit dilakukan.
3. Membantu menghindari duplikasi
kegiatan di perpustakaan
Pada
sistem manual duplikasi kegiatan tak bisa dihindari karena semua kegiatan pendataan
dilakukan sescara manual melalui pencatatan atau pengetikan. Sedang pada otomasi
perpustakaan semua kegiatan pendataan dilakukan secara komputerise sehingga terbangun
suatu basis data atau pangkalan data. Dengan adanya basis data ini maka akan terhidari
duplikasi kegiatan diperpustakaan. Misalnya pada kegiatan sirkulasi peminjaman,
petugas tidak perlu lagi menulis nama anggota dan alamat anggota tapi cukup memasukan
nomor id anggota demikian
juga untuk bahan pustaka yang dipinjam cukup dimasukan nomor id bahan pustaka maka
deskripsi bahan pustaka dengan sendirinya akan tampil di layar komputer.
4. Menghindari dari pekerjaan yang
bersifat mengulang dan membosankan
Pada
sistem manual, kegiatan yang paling rutin dilakukan dan yang membosankan adalah
pembuatan label punggung bahan pustaka, pembuatan katalog bahan pustaka dan
barcode bahan pustaka. Dengan otomasi perpustakaan kegiatan ini akan mudah
dilakukan oleh petugas perpustakan karena cukup memanfaatkan basis data dengan
bantuan program atau software komputer maka pencetakan label punggung bahan pustaka,
katalog bahan pustakan dan barcode bahan pustaka dengan mudah dapat dilakukan.
5. Meningkatkan Efisiensi
Otomasi
perpustakaan memberikan dampak yang lebih baik bagi pengelola perpustakaan dan
pengguna perpustakaan. Hal ini disebabkan kerena adanya efisiensi yang terjadi
dalam otomasi perpsutakaan tersebut. Dengan adanya otomasi perpustakaan maka
efisiensi tenaga, waktu dan biaya akan terasa bagi pengelola perpustakaan, demikian
juga bagi pengguna perpustakaan karena pengguna perpustakaan dapat mengakses
data dan informasi bahan pustaka dari mana dan kapan pun.
D. Sistem Otomasi Dalam
Perpustakaan
a. Hardware
Hardware dalam
bahasa Indonesia adalah perangkat keras yaitu suatu sarana komputer, yang
terdiri dari monitor, CPU, keyboard, mouse, dan lain sebagainya.
b. Sofware
Sofware
adalah merupakan perangkat lunak yang terdapat didalam komputer, yang berisikan
program-program yang dijadikan oleh perangkat keras dalam melaksanakan
instruksi-instrusi untuk memerintah mesin melakukan tugas tertentu.
c. Brainware
Disamping
ada perangkat keras dan lunak dalam sistem komputer otomasi ada juga perangkat
yang sangat berperanan di dalam mencapai suatu tujuan sistem jaringan otomasi,
yakni perangkat pemikir (Otak) yaitu disebut sumber daya manusia. Karena
perangkat sumber daya manusialah yang akan merencanakan, melaksanakan,
mengndalikan, dan mengevaluasi serta menindak lanjuti suatu program otomasi
perpustakaan.
d. Pedoman Standar
Jika
kita ingin bekerja maksimal dan terarah untuk mencapai suatu tujuan tertentu,
maka perlu ada arah pandang tersendiri. Di dalam melaksanakan kegiatan otomasi
perpustakaan juga harus memiliki pedoman standar kerja pengolahan yang jelas
agar pelaksanaan pekerjaan terarah dan ada keseragaman kerja yang terpadu.
e. Data dan Informasi
Data
adalah suatu fakta atau keterangan yang benar dan nyata yang dapat dijadikan
dasar kajian. Sedangkan informasi adalah data yang telah diproses ke dalam
suatu bentuk yang mempunyai arti bagi penerima dan memiliki nilai nyata yang
dibutuhkan untuk proses pengambilan keputusan saat ini maupun saat mendatang.
Namun yang dimaksud data dan informasi dalam system otomasi perpustakaan adalah
segala bentuk yang dapat memberikan keterangan atau informasi kepada pengguna
perpustakaan, sehingga kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan dapat terpenuhi
dengan menggunakan sarana yang ada di perpustakaan,. Saran yang memiliki
informasi dan paling banyak diperlukan di perpustakaan adalah koleksi bahan
pustaka dalam bentuk buku, majalah, surat kabar, jurnal, dan
informasi-informasi terseleksi lainnya, baik dalam bentuk manual maupun
elektronik (rekaman).
E.
Kendala yang Timbul Dalam Otomasi di Perpustakaan
Banyak
kendala yang dihadapi dalam membangun otomasi perpustakaan. Kendala yang
mungkin muncul antara lain :
1. Kesalahpahaman tentang otomasi perpustakaan
Anggapan
yang pertama mengatakan bahwa biaya otomasi perpustakaan sangat besar.
Sebenarnya dengan adanya otomasi perpustakaan justru akan menghemat biaya.
Penghematan tersebut dapat diliahat, misalnya, dalam pembuatan dan penyajian
katalog. Apabila kita menerapkan sistem manual yang standar, perpustakaan harus
membuat minimal 3 katalog untuk setiap judul buku. Masing-masing adalah katalog
judul, pengarang, dan subyek. Akan tetapi dengan adanya kemajuan teknologi
informasi sekarang ini dimana harga hardware dan softwere cenderung turun dari
waktu ke waktu hal ini juga dapat menguntungkan perpustakaan untuk
mendapatkan hardwere dan softwere dengan harga yang terjangkau untuk
kepentingan otomasi perpustakaan, maka biaya untuk otomasi perpustakaan dapat semakin
ditekan.
2. Kurangnya staf yang terlatih
Kurangnya
staf yang terlatih biasanya menjadi kendala yang menghambat pengembangan
otomasi perpustakaan. Pembangunan otomasi perpustakaan paling tidak harus
mempunyai staf yang mampu mengoperasikan komputer (operator), bahkan kalau
perlu mempunyai tenaga ahli. Hal inilah yang dapat menyebabkan terhambatnya
pengembangan perpustakaan termasuk dalam membangun otomasi perpustakaan.
Berkaitan dengan staf yang menangani otomasi perpustakaan setidaknya harus
punya keahlian tentang komputer, dalam hal ini diperlukan pustakawan juga
diperlukan untuk mengikuti pelatihan-pelatihan yang berkaitan dengan otomasi
perpustakaan.
3. Kurangnya dukungan dari pihak pimpinan
Dukungan
pimpinan merupakan hal yang sangat strategis dalam membangun otomasi
perpustakaan. Tanpa dukungan pimpinan yang memadai rencana otomasi perpustakaan
tidak akan berhasil dengan baik. Dukungan tersebut dapat berupa dana, pengembangan
staf dan lain sebagainya.
4. Input data
Proses
input data biasanya juga menjadi kendala dalam membangun otomasi perpustakaan.
Apalagi kalau jumlah koleksi perpustakaan sudah besar tentu akan memakan waktu
dan biaya yang tidak sedikit. Agar proses input data dapat lancar dan tidak
perlu dana besar serta tidak mengganggu layanan perpustakaan, sebaiknya pada
permulaan pelaksanaan otomasi perpustakaan tetap menjalankan dua sistem yaitu
sistem manual dan sistem otomasi. Input data dimulai dari buku-buku baru,
kemudian buku yang sering dipakai, dan kalau waktunya longgar baru input data
buku yang lain. Setelah jumlah data yang dimasukkan dianggap pantas untuk
dilayankan sebaiknya secepatnya dilakukan layanan sirkulasi dengan komputer.
Dengan cara demikian akan memperlancar proses pelaksanaan otomasi
perpustakaan.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Dari uraian tersebut
diatas dapat dsimpulkan bahwa melakukan otomasi perpustakaan merupakan suatu
keharusan bagi perpustakaan, hal ini sesuai dengan Undang-Undang Nomor : 43
Tahun 2007 Tentang Perpustakaan yang menjelas bahwa pengembangan layanan
perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi. Namun untuk melakukan
otomasi perpustakaan perlu ada suatu pemahaman yang benar terhadap otomasi
perpustakaan mulai dari pengertian otomasi perpustakaan, tujuan otomasi
perpustakaan, manfaat otomasi perpustakaan dan kendala dalam otomasi
perpustakaan. Pemahaman ini sangat penting karena pekerjaan otomasi
perpustakaan bukanlah pekerjaan yang mudah seperti membaik telapak tangan,
namun memerlukan pemikiran.
DAFTAR PUSTAKA
Buyung Basyir. Manajemen Perpustakaan dan Modal
Intelektual. Banda Aceh: Fakultas Adab, 2012.
Sulistyto
Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan
Try
Septiyantono. Dasar-dasar Ilmu
Perpustakaan dan Informasi. Yokyakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan
Informasi, Fakultas Adab, 2007.